Seit Anfang 2025 macht die E-Rechnung Schlagzeilen. Pflicht, Übergangsfristen, XRechnung, ZUGFeRD — für viele Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen klingt das nach bürokratischem Aufwand, den man am liebsten auf später verschiebt.
Das ist verständlich. Und in Teilen sogar richtig. Denn 2026 ist kein Jahr, in dem neue Pflichten schlagend werden — es ist ein Jahr der Vorbereitung. Wer jetzt in Ruhe vorgeht, ist 2027 und 2028 entspannt aufgestellt.
Dieser Artikel erklärt, was wirklich gilt, was es mit den Formaten auf sich hat — und was KMU konkret tun sollten.
Die Fristen im Klartext
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht schrittweise eingeführt. Hier sind die relevanten Daten ohne Juristendeutsch:
Empfangspflicht — für alle B2B-Unternehmen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Keine Ausnahme, kein Umsatzlimit. Wer noch kein System hat, sollte das jetzt angehen.
Ausstellungspflicht — ab 800.000 € Jahresumsatz
Unternehmen über dieser Grenze müssen E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen. PDF-Rechnungen per E-Mail reichen dann nicht mehr aus.
Ausstellungspflicht — für alle weiteren B2B-Unternehmen
Ab diesem Datum gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich — unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer und Freiberufler sind eingeschlossen.
Wichtig: Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze — also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto sind ausgenommen.
Was ZUGFeRD und XRechnung bedeuten
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Das Finanzamt akzeptiert ab den jeweiligen Stichtagen nur maschinenlesbare, strukturierte Formate. Die zwei wichtigsten in Deutschland:
ZUGFeRD
Ein normales PDF mit eingebetteter XML-Datei. Der Empfänger sieht eine lesbare Rechnung — das Buchhaltungssystem liest die XML automatisch aus. Praktisch, weil beide Seiten damit arbeiten können.
XRechnung
Reines XML — keine visuelle Darstellung. Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) bereits seit 2020. Für normale B2B-Rechnungen weniger geeignet.
Für die meisten KMU und Dienstleister ist ZUGFeRD die sinnvollere Wahl: Der Aufwand ist gering, das Format ist zukunftssicher und der Empfänger muss nichts umstellen.
Was KMU jetzt konkret tun sollten
1. Empfang sicherstellen — sofort
Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Wer Rechnungen von Lieferanten noch immer nur als PDF akzeptiert und keine strukturierte Verarbeitung hat, handelt bereits außerhalb der Vorschrift. Das muss das erste To-do sein: Prüfen, ob das eigene Buchhaltungs- oder Faktura-System E-Rechnungen importieren und revisionssicher archivieren kann.
2. Software prüfen oder wechseln
Viele ältere Buchhaltungslösungen unterstützen ZUGFeRD und XRechnung noch nicht nativ. 2026 ist der richtige Zeitpunkt, das zu prüfen — nicht erst im Dezember 2027. Wer jetzt wechselt, hat Zeit für Einarbeitung und kann Altdaten in Ruhe migrieren.
3. Lieferanten informieren
Wer Rechnungen von Dienstleistern und Lieferanten erhält, sollte diese frühzeitig auf das neue Format hinweisen. Je früher das Thema kommuniziert wird, desto weniger Reibung entsteht rund um die Stichtage.
4. Archivierung klären
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden — GoBD-konform, mindestens 10 Jahre. Ein lokaler Ordner auf dem Desktop reicht nicht. Cloud-Buchhaltung oder ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) mit entsprechender Zertifizierung sind die sicheren Optionen.
2026 ist kein Jahr neuer Pflichten. Es ist das Jahr, in dem man in Ruhe vorbereiten kann, was 2027 und 2028 schlagend wird.
Was noch Zeit hat
Wer unter 800.000 € Jahresumsatz liegt, muss erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Das ist realistische Vorlaufzeit. Wer trotzdem früher umstellt, profitiert von schlankeren Prozessen und weniger manueller Arbeit — aber es ist kein Notfall.
Was keinesfalls warten sollte: die Empfangsseite. Die Pflicht besteht seit Januar 2025.
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Unverbindlich anfragen →Fazit: Pragmatisch statt panisch
Die E-Rechnung kommt — aber sie kommt schrittweise und mit Ankündigung. Wer jetzt die Empfangsseite klärt, die eigene Software prüft und 2026 als Vorbereitungsjahr nutzt, wird 2027 und 2028 keine unangenehmen Überraschungen erleben.
Der größte Fehler wäre, das Thema komplett zu ignorieren — und dann im Dezember 2027 in Zeitnot zu geraten. Der zweitgrößte Fehler wäre, heute schon in Panik zu verfallen. Es bleibt genug Zeit für einen ruhigen, strukturierten Übergang.
