Studio Management - von WhatsApp-Buchungen zum automatisierten System.
Wie ein Kosmetikstudio seinen gesamten Buchungsprozess digitalisiert hat - mit Online-Terminbuchung, automatischer Bestätigung und Admin-Dashboard. Ohne Treatwell-Abo, auf eigenem Server.
Termine per WhatsApp, aber ohne System.
Viele Beauty-Studios kennen das Problem: Buchungen kommen per Telefon, WhatsApp und Direktnachricht: kein Überblick, keine Automatisierung, keine Zahlungssicherheit. Was fehlt, ist ein System, das das Studio 24 Stunden am Tag für Kunden öffnet.
Die Probleme
- Terminbuchungen per WhatsApp & Telefon, zeitaufwendig, unübersichtlich
- Manuelle Kalenderführung, Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen
- No-Shows ohne Konsequenz, verlorene Behandlungsstunden, kein Ausgleich
- Kein Online-Zahlungsweg, Vorkasse nur per Überweisung, aufwendig zu verfolgen
- Kein Dashboard, Umsatz, Auslastung und Kundendaten verteilt über mehrere Tools
Das Ziel
- 24/7 Online-Buchung ohne Telefonanruf
- Automatische Terminbestätigung per E-Mail, sofort nach Buchung
- Zahlung vor Bestätigung, No-Show-Risiko auf null reduzieren
- Admin-Dashboard mit Umsatz, Auslastung und Kundenkartei
- Eigener Server, keine Provision, kein Drittanbieter-Abo
Ein System. Drei Bausteine.
Kein Treatwell, kein Fresha, kein monatliches Abo. Ein PHP-System, vollständig auf die Abläufe des Studios abgestimmt. Buchung, Verwaltung und Zahlung in einem.
Online-Buchungsflow
Kundinnen buchen in 5 Schritten: Behandlung, Datum, Uhrzeit, Behandlerin, Kontaktdaten, mobiloptimiert, ohne App-Download. Sofortige E-Mail-Bestätigung nach Zahlungseingang. Automatische Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin.
Admin-Dashboard
Tagesübersicht, Wochenumsatz, Monatsdiagramm, No-Show-Rate, alles auf einem Bildschirm. Drei Rollen (Admin, Studioinhaber, Behandlerin) mit datenschutzgerechter Sichtbarkeitssteuerung. Kundenkartei mit vollständiger Buchungshistorie.
Zahlungsabwicklung
Stripe (Kreditkarte), PayPal und Banküberweisung direkt integriert. Termin gilt erst nach Zahlungseingang als bestätigt. Offene Zahlungen verfallen automatisch nach 48 Stunden, kein manueller Aufwand, kein No-Show-Risiko.
Was das Projekt konkret gebracht hat.
in der Terminverwaltung
auch außerhalb der Öffnungszeiten
(einmalige Entwicklung)
durch automatisches Systemmanagement
Manueller Kalender
No-Shows ohne Ausgleich
Kein Zahlungsüberblick
Automatische Bestätigung
Zahlung vor Termin
Dashboard mit allen KPIs
„Wir haben vorher jeden Termin manuell eingetragen: Telefon, WhatsApp, Notizzettel. Jetzt buchen Kundinnen selbst, bekommen die Bestätigung sofort per E-Mail, und ich sehe morgens im Dashboard, was den Tag bringt. Der Aufwand für die Terminverwaltung hat sich mehr als halbiert."
Studioinhaber, SK Beauty, Rhein-Main
Treatwell, Fresha & Co.: was sie kosten.
| Kriterium | Maßlösung (Ventas) | Treatwell | Fresha |
|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | 0 € (einmalig) | ab 30-80 €/Monat + Provision | Kostenpflichtige Features |
| Kundendaten | Eigener Server | Plattform-Cloud | Plattform-Cloud |
| Anpassbarkeit | 100 % individuell | Eingeschränkt | Eingeschränkt |
| DSGVO | Vollständig konform | Eingeschränkt (USA-Server) | Eingeschränkt |